Az e-mail üzeneteket mindig megfelel?en kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség megértse az üzenetet. A célcsoport mindenkor eltér? ismeretekkel, így a nyelvi forma és a tartalomnak is illene megváltozni. Extrém esetben fontos, hogy az e-mail üzenetek röviden legyenek. A közönség kevésbé id?vel a tartalom megértésére.